仕事が終わらなくて辛い思いをする6つの原因

「仕事が多すぎて、全然定時までに終わらない…」
「毎日残業続きでキツい…」
「残業しても全く終わる気配がない…この調子だと土曜も仕事だな」

仕事をスムーズに終わらせて定時に帰れる方法はないものだろうか?

今回は、そんな悩みに対する解決策をご紹介していきます。

以前、私が監査法人に勤めていた時、あまりにも仕事が終わらないので、

「定時過ぎてからが本番だ」

という感じで、毎日サービス残業ばかりでした。
また、平日だけでは仕事が終わらないので、土曜もオフィスに行き、引き続き仕事。

一つ仕事が片付いたと思えば、新たな仕事が次々とやってくる、
仕事→仕事→仕事…(以下省略)
の無限ループでした。

毎日遅くまで仕事をしても、翌朝には通常通り出社しなければいけないので、睡眠は足りておらず…
会社まで通勤するバスの中で寝てました。

平日だけでなく、週末も自由な時間を持てず、
大好きな読書ができなかったので、私にとっては正直つらい日々でした。

<簡単な本記事の内容>

  1. 仕事が終わらない原因の明確化
  2. 原因に対する解決策で正しく処置+α

今から紹介する改善策は実際に私も実践している方法であり、仕事も圧倒的に早く処理できるようになりました。

取り入れれそうな方法があったらぜひ試してみてください。

※基本的にオフィスワークやデスクでの作業に関するお話になります。

6つの原因&解決策を明確化

仕事が遅い、もしくは終わらない理由として、以下6つの原因から来ている場合が多いと思います。
そして、その6つの原因に対する解決策は以下のとおりです。

  1. (原因)仕事環境が整っていない
    →(解決策)自分が集中できる環境を作る
  2. (原因)与えられた順に仕事をこなしている
    →(解決策)仕事に優先順位をつける
  3. (原因)マルチタスクで作業をしている
    →(解決策)シングルタスクの一択のみ
  4. (原因)他人に頼れない
    →(解決策)どんどん他人に頼っていい
  5. (原因)完璧主義に陥っている
    →(解決策)完成度60%で、あとは改善のみ
  6. (原因)そもそも仕事量が多すぎ
    →(解決策)上司に相談を

では、順を追って一つ一つ見ていきましょう。

1.仕事環境が整っていない

あなたのデスク周りは仕事ができる環境に整ってますでしょうか?

私は、自分が仕事する環境に影響を受けやすい人間でして…
周囲の音、匂い、人の動きとかに影響されます。

もし、あなたも周りの「何か」で気が散ってしまい、中々集中することができないのなら、
仕事をするための環境が出来上がっていないのかもしれません。

音による妨害:
電話の音、周囲の会話、空調の音など。

内容が分かる会話が聞こえてきたりしてしまったり、電話が鳴るたびに、そこで集中力が切れてしまう。

私の場合は、電話がかなり苦手でして。
電話がかかってきちゃうと、テンパっちゃうので、まずは一度深呼吸してから電話に出るくらいです。

現在はフレキシブルな環境で仕事してますので、機内モード+WifiはONの状態で仕事しています。
これは極端かもしれませんが、そのくらい突然かかってくる電話は仕事の大敵だと思っています。

話を戻しますが、なるべくそういう周りの音に自分の作業が妨害されないように、
お気に入りの音楽を聞きながら作業したりします。

または、無音が良ければ耳栓とかですね。

匂いによる妨害:
他人の香水やオフィスの匂いなど。

気分が悪くなるような匂いだったり、自分の嫌いな匂いがするのであれば、それも集中する妨げになります。

周りから不快な匂いがするのであれば、その匂いの根源を除去。
もしくは、自分が好きなアロマをデスクの上に置いて仕事する。

視界の妨害:
同僚や上司が目の前を通りすぎる、など。

自分の目の前を同僚や上司が横切ると、それが視界に入ってしまい、
そこで一旦集中力が切れてしまったりです。

書類を確認したり、パソコン作業とかだと、
解決策として、さすがに目を覆うわけにもいきませんよね(^_^;)

私の場合は、自分のデスクに書類や本を山積みにして、
パソコン画面以外が気にならないようにして仕事してました。

物理的に壁を作って、自分の空間を守るイメージです。
この方法は、いかがなものかと思うかもしれませんが、
実際効果は大きかったです。

なので、仕事が出来るような環境がまだ整っていないという場合、
あなたの集中を遮るものを排除し、仕事の環境を整えましょう。

2.与えられた順に仕事をこなしている

仕事は無限にやってきます。

仕事が来た順に処理をしていると、永遠に仕事が終わらず、自動的に残業コースになります。

この場合は、できるだけ重要な仕事から処理していくように、
あらかじめ優先順位を決めておく必要があります。

メール返信や雑務から処理していって、重要な仕事が後回しになってしまい、
結局残業する羽目になったら、元も子もないですもんね。

仕事の優先順位は前日の仕事終わりに、翌日の優先順位を実際に紙に書き出してリスト化する。
翌日デスクに着いたら、そのリストに沿って機械的に仕事をこなしていく。
という感じです。

それぞれ仕事の期限を確認しておくと、優先順位がつけやすいです。仕事を頼まれた場合は、必ず期限を聞いておくこと。
期限までに間に合いそうになければ、早い段階で相手に共有することは、大きな失敗を防ぐことに繋がります。

3.マルチタスクで作業をしている

マルチタスクとは、同時進行で複数のタスクを処理しているのではなく、
一つのタスクをその都度切り替えてやっているだけなので、

一つのタスクをちょっとやったら、もう一方タスクに取り掛かってちょっと進めて、そしてもう一つのタスクを…(以下省略)

と、ちょこちょこギアを切り替えてやっているだけなんです。

このギアの切り替えがムダでして、ギアを切り替える度に集中力が途切れることが起きています。
なので、結果的に非効率になってしまいます。

これは、マルチタスクを今すぐ止めて、シングルタスクに徹底することが大事です。

シングルタスクとは、その文字とおり、一つのタスクのみ処理すること。それも徹底的にそれだけに集中することです。

なので、私の例を挙げると、
1時間の制限時間を設け、1時間は一つの作業だけに集中する。その他の作業には一切手を付けない。

1時間以上かかってしまう作業は、1時間x2回とかにして、
間に休憩を挟んで作業すると、集中し続けて消耗するというのは防げます。

また、メール処理や雑務はまとめて30分~1時間内で済ませれるように、設定します。
1日に何回もメールチェックして返信するのも、思った以上に時間を取られてしまうので、
このようなメール処理、雑務処理を1日に30分~1時間x3回とかに設定すると、これらの作業に割く時間が減らせます。

4.他人に頼れない

自分だけで仕事をこなそうとすると、
仕事量が増えるにつれて、すぐにキャパオーバーになってしまいます。

仕事は無限にやって来るので、他人に頼ることを覚えましょう。

これは私の過去の経験なんですが、

「自分が仕事を依頼された以上は、自分の手で最初から最後までやり遂げなければいけない!」

という謎の使命感にとらわれていました。
結果どうなったかというと、

期日内に終わらせることができず、同僚やお客さんに怒られました。笑

今となっては笑って話せますが、その当時はかなり凹みました。
ですが、考えてみれば当然ですよね。
同僚やお客さんは結果が必要であって、過程はどうだっていいんです。

なので、この怒られ事件があって以来、他人に頼ることを覚えました。

理不尽なお願いだと相手も快く手伝ってはくれないでしょうが、
ちゃんとお願いをすれば、たいてい引き受けてくれます。

中には、

「相手の時間を取らせてしまうから、手伝ってとお願いするのは申し訳ない…」

と考える方もいるかもしれませんね。

その気持ちはよく分かります。
なぜなら、以前の私も同じことを考えていました。

ですが、今ではそういう風に考えなくなりました。
一体どうやったのか?

それは、実際にお願いすることに慣れたからです。

シンプルすぎますね。笑
ですが、これが本質的なことだと思います。

以前の私はお願いなんてしたことがなかったので、
実際お願いした後どうなるかなんて分からなかったのです。

最初は怖かったのですが、小さいことからお願い事をするように実験していきました。

人間実際にやっていくと慣れていくもので、
私が以前考えていたほとんどが杞憂なんだと分かりました。

実際に人に頼ることを積み重ねていくと、
頼み方も覚えますし、頼める人を判別できる経験値が上がっていきます。

そして何より、仕事を終わらせるのが早くなります。
他の人にも手伝ってもらっている間、自分は他の作業ができるからですね。

もちろん、人に頼る時は、余裕がある人にお願いしましょう。
でないと、嫌な顔されちゃいますよね。笑

5.完璧主義に陥っている

職人さんなら別かもしれませんが、
完璧主義に陥ってしまうと、基本的に仕事に終わりはありません。

細かすぎるところまでこだわっていると、それはただの自己満足になってしまいます。

仕事量と時間に関して、「パーキンソンの法則」という面白い法則があります。
それは、

第1法則
仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する

第2法則
支出の額は、収入の額に達するまで膨張する

シリル・ノースコート・パーキンソン(英国の歴史学者、政治学者)

この第1法則に従うと、制限時間いっぱいまで仕事が終わることはないので、
期限を設け、60%くらいの出来でひとまず終わらせて、相手に提出する。

後は改善を繰り返していくほうが、圧倒的に早いですし、質も良くなります。

「60%で出来で提出なんてしたら、絶対怒られる!」

と思う方もいるかもしれません。

ですが、それも相手に提出する際に、ちゃんと伝えれば回避できます。

「まだ完成ではないが、まずはこの方向性で正しいのか確認してほしい」

と伝えれば、相手も60%の出来に驚くことはないと思います。

いきなり最終版として提出した挙げ句、めちゃくちゃ訂正箇所があるものより、
多少出来上がってなくても、まずは出したほうが評価されますし、
結果的にそっちのほうが早く仕事が片付きます。

完璧を目指すより、まず終わらせろ。

マーク・ザッカーバーグ(Facebookの共同創設者)

6.そもそも仕事量が多すぎ

そもそも頼まれる仕事量が多すぎるとか、定時直前に仕事を振られるなど、
自分の改善だけではどうしようも出来ない場合。

そんな時は、上司に相談しましょう
上司は部下の仕事を管理してあげるのも仕事のうちです。

仮に、仕事量が多すぎることが理由で部下が退職した場合、
上司の管理責任は問われるので、相談には応じてくれるはずです。
(相談の対応はまた別の話になりますが…)

「自分だけ仕事ができないみたいな感じで、弱音を吐くのは恥ずかしい…」

と思うかもしれませんが、仕事量が多いと思っているのはあなただけじゃないかもしれません。

あなたの上司への相談で、結果的に職場全体の環境が改善されることだってあるので、
勇気を出して相談してみましょう。

<番外編>転職するのも全然アリです

「どうしても辛くて、改善なんてとてもやってられる場合じゃない!」

と、思われている方。

そんな時はソッコーで逃げましょう

休職、辞職、転職。どれも正解です。
まずは今いる場所から離れる必要があります。

必死に頑張っても、ひたすらに仕事を押し付けられている状況に陥っているなら、心身ともに疲れ切って病気になってしまいます。

RPGでも、勝てない敵から逃げるのは作戦のうち。
別に恥ずかしいことじゃない。

今いる職場でダメだったからと言って、次でもダメなんていう保証はありません。

あなたの人生を生きることはあなただけなので、
まずは自分自身を大事にし、休ませ、そしてリボーン(復活)です。

まとめ

ここまで、仕事を定時までに終わらせるための原因とその解決策をご紹介してきましたが、
中には、

「そこまでする必要があるのか?」

と疑問に思う人もいるかもしれません。

周囲の刺激に弱い気質の人もいますので、そういう方たちが最高のパフォーマンスを発揮するためには、
やはりそれなりの準備をする必要があります。

外界の刺激に弱い人たちは、内向的な気質がある可能性が高いです。

内向型の特徴に関する記事はコチラをご覧ください↓

今回ご紹介したテクニックは、別に内向型でなくても単純に仕事や作業を効率化するのに使えます(^_^)

というわけで、記事のポイントをまとめます。
最速で仕事を終わらせて定時までに帰るためには、以下の通り。

  1. 自分が集中できる環境を作る
  2. 仕事に優先順位をつける
  3. シングルタスクの一択のみ
  4. どんどん他人に頼っていい
  5. 完成度60%で、あとは改善のみ
  6. 上司に相談を
  7. <番外編>転職するのも全然アリです

当然、仕事だけが人生ではありません。

自分がやりたいことが他にもあるなら、それにより多くの時間が使えるように仕事をちゃっちゃと終わらせましょう。